Wer in einer Ortsgruppe über eine Software entscheidet, muss zwei Fragen beantworten können: Wo liegen die Daten, und wer kommt daran? Diese Seite fasst zusammen, was das Wachbuch dafür mitbringt – für die Vorstandschaft, den Kassenwart und den Datenschutzbeauftragten Ihres Verbands.
Wo die Daten liegen
- Deutschland. Betrieb in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum der Klasse Tier 3+ in Frankfurt am Main. Kein Datentransfer in Drittländer.
- Eine eigene Instanz je Ortsgruppe. Jede Ortsgruppe bekommt eine eigene Adresse und eine eigene Datenbank. Es gibt keine gemeinsame Datenhaltung, über die eine Ortsgruppe die Daten einer anderen sehen könnte.
- Verschlüsselte Übertragung. Ausschließlich HTTPS, erzwungen per HSTS.
- Regelmäßige Backups der Produktivinstanzen.
Wer hereinkommt
Ein Wachbuch steht an einer Station, an der viele Menschen ein- und ausgehen. Der Zugriffsschutz ist deshalb zweistufig aufgebaut.
- Nur registrierte Stationsgeräte. Das Wachbuch öffnet sich nicht für jeden Browser, sondern nur für Geräte, die Sie vorher freigeschaltet haben. Ein verlorenes oder ausgemustertes Gerät entziehen Sie mit einem Klick.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für Verwaltungszugänge. Für Voll-Administratoren ist sie verpflichtend, nicht optional.
- Abgestufte Berechtigungen. Ein Teiladministrator sieht ausschließlich seinen Bereich – wer die Bekleidung verwaltet, kommt nicht an die Erste-Hilfe-Dokumentation.
- Schutz gegen Durchprobieren. Fehlversuche bei der Anmeldung werden begrenzt.
- Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als kryptografischer Hash.
- Anmeldung über BRK.ID ist optional möglich, wenn Ihr Verband das anbietet.
Welche Daten verarbeitet werden
Von Mitgliedern: Name, Kontaktdaten, Ausbildungen und Qualifikationen sowie die Zeiten, in denen sie Dienst hatten. Das ist der Kern eines Wachbuchs und ohne diese Daten nicht möglich.
Bei Erste-Hilfe-Leistungen: Die Dokumentation erfolgt ohne Namen. Erfasst werden Geschlecht, Alter und der medizinische Befund – nicht, um wen es sich handelte. Das Wachbuch ist damit kein Patientenprotokoll und ersetzt auch keines.
Was Sie für Ihre Unterlagen brauchen
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Erzeugen Sie selbst im Verwaltungsbereich – bitte vor der Erfassung echter Mitgliederdaten. Wie das läuft, steht weiter unten.
- DSGVO-Export je Mitglied. Fragt ein Mitglied, welche Daten über es gespeichert sind, ziehen Sie den Export direkt im Verwaltungsbereich – ohne uns einschalten zu müssen.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Die Verarbeitung im Wachbuch gehört in das Verzeichnis Ihrer Ortsgruppe. Die Angaben dieser Seite genügen dafür als Grundlage.
Testinstanzen sind ausgenommen
Kostenfreie Testinstanzen werden nicht gesichert und nicht automatisch aktualisiert. Personenbezogene Daten dürfen dort nicht gespeichert werden – zum Ausprobieren genügen erfundene Namen.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag
Wer personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt, braucht dafür einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Das ist keine Kür, sondern eine Pflicht des Vereins – und ohne ihn verstößt die Ortsgruppe gegen die Verordnung, nicht der Anbieter.
Im Wachbuch erzeugen Sie ihn selbst. Im Verwaltungsbereich tragen Sie Anschrift, vertretungsberechtigte Person und – falls vorhanden – den Datenschutzbeauftragten ein. Daraus entsteht ein fertiges PDF mit allen drei Anlagen: Gegenstand der Verarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Sie prüfen den Entwurf, unterschreiben auf dem Bildschirm und haben den Vertrag damit geschlossen. Kein Ausdrucken, kein Rückversand, kein Warten auf eine Antwort. Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt die elektronische Form ausdrücklich zu – eine handschriftliche Unterschrift auf Papier ist nicht vorgeschrieben.
Der angenommene Vertrag bleibt in Ihrer Instanz abgelegt und lässt sich jederzeit unverändert erneut herunterladen. Ändern wir später etwas am Vertragsmuster, bleibt Ihre unterschriebene Fassung davon unberührt; die Instanz weist Sie dann auf die neue hin.
Vorab lesen
Sie möchten den Vertrag Ihrem Datenschutzbeauftragten vorlegen, bevor Sie bestellen? Hier ist er als Musterfassung – inhaltlich derselbe Text, nur ohne Ihre Daten.
Ihr Datenschutzbeauftragter hat eine Frage, die hier nicht beantwortet ist? Schreiben Sie uns – wir antworten schriftlich, damit Sie die Antwort zu Ihren Unterlagen nehmen können.